aanwezig.nu is een applicatie waarmee organisaties de aanwezigheid op hun opleidingen, toolboxen en vergaderingen digitaal laten ondertekenen. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens daarbij verwerkt worden.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
De organisatie die met aanwezig.nu werkt — het opleidingscentrum of het bedrijf — bepaalt welke gegevens er ingevoerd worden en waarom. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij leveren de applicatie en bewaren de gegevens in haar opdracht; wij zijn verwerker. Ben je deelnemer aan een opleiding en heb je een vraag over je gegevens, richt je dan tot de organisatie die je uitnodigde: zij beheert je gegevens.
Voor de gegevens van onze eigen klanten (de beheerders en planners die een account aanmaken) en van bezoekers van deze website zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.
aanwezig.nu wordt aangeboden door [vennootschapsnaam, rechtsvorm, adres en ondernemingsnummer]. Vragen over privacy stel je via het contactformulier.
Welke gegevens bewaren we?
Van deelnemers aan een sessie
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Naam | Om het register op te maken en te weten wie getekend heeft. |
| E-mailadres (optioneel) | Om de persoonlijke ondertekenlink te versturen. Wie er geen heeft, tekent op het toestel van de lesgever. |
| Bedrijf en interne referentie (optioneel) | Door de organisatie ingevoerd om deelnemers te herkennen in haar eigen systemen. |
| De handtekening zelf | Als afbeelding bewaard, met een watermerk van het tijdstip; dat is het bewijsstuk. |
| Tijdstip van ondertekenen | Om aan te tonen wanneer er getekend is. |
| IP-adres en browsergegevens | Om achteraf te kunnen aantonen dat de handtekening niet gewijzigd is. |
| Aanwezigheidscode bevestigd, ja of nee | Toont aan dat iemand ter plaatse was en niet enkel op een link klikte. |
| Afwezig of aanwezig | Wat de lesgever vaststelt; komt op het register. |
| Nota's van de lesgever | Bijvoorbeeld "een half uur later toegekomen". Zichtbaar voor de organisatie en op het register, nooit voor de deelnemer zelf. |
Van beheerders, planners en lesgevers
Naam, e-mailadres, taal en het tijdstip van de laatste aanmelding. Van een lesgever ook zijn eigen handtekening onder het register dat hij afsluit. Er worden geen wachtwoorden bewaard: aanmelden gebeurt met een code van zes cijfers die naar het e-mailadres vertrekt. Van die codes bewaren we enkel een versleutelde afdruk, samen met het IP-adres van de aanvraag; na een dag worden ze gewist.
Belangrijke handelingen in de applicatie (een sessie starten of afsluiten, iemand afwezig zetten, een instelling wijzigen) komen in een logboek met de naam van wie het deed en het tijdstip, zodat de organisatie achteraf kan nagaan wat er gebeurde.
Van wie zich uitschrijft voor mail
Wie via de link onderaan een mail laat weten geen mail meer te willen, komt op een lijst met enkel zijn e-mailadres. Die lijst geldt voor alle organisaties op aanwezig.nu: zo krijgt dat adres van niemand nog uitnodigingen of herinneringen. Een aanmeldcode blijft wel vertrekken, anders zou iemand niet meer bij zijn eigen account kunnen.
Van wie het contactformulier, een proefaccount of de feedbackknop gebruikt
Naam, organisatie, e-mailadres en je bericht. Dat komt bij ons toe als e-mail, zodat we je kunnen antwoorden of je proefomgeving kunnen opzetten. Feedback die een beheerder of planner in de applicatie geeft, bewaren we met zijn naam, zijn organisatie en het scherm waar hij op stond, zodat we kunnen opvolgen wat er gevraagd werd.
Bij een bezoek aan deze website
Op de publieke pagina's meten we met Google Analytics hoeveel bezoekers er zijn en welke pagina's ze bekijken. Dat gebeurt zonder cookies en met een ingekort IP-adres; we kunnen daaruit niet afleiden wie je bent en je niet volgen tussen bezoeken. Achter een aanmelding wordt er niets gemeten — de adressen daar bevatten gegevens die niemand anders hoeft te zien.
De formulieren op deze website (proefaccount en contact) worden beschermd met Cloudflare Turnstile, dat nagaat of er een mens achter het scherm zit. Daarbij worden technische gegevens van je browser en je IP-adres naar Cloudflare gestuurd. Turnstile zet geen cookies voor reclame of opvolging.
Cookies
We gebruiken alleen cookies die de applicatie nodig heeft om te werken: één om je aangemeld te houden, één om te onthouden in welke browser je een aanmeldcode aanvroeg, één om formulieren te beveiligen, en één voor je keuze tussen het lichte en donkere thema. Geen advertentie- of volgcookies, en daarom ook geen cookiebanner.
Hoelang bewaren we alles?
- Registers, handtekeningen, deelnemers en lesgevers: zolang de organisatie dat instelt. Zij kiest zelf een bewaartermijn van 1, 2, 3 of 7 jaar, of onbeperkt, apart voor deelnemers en voor lesgevers. Wat ouder is dan die termijn, wordt elke nacht definitief gewist.
- Aanmeldcodes: één dag.
- Uitschrijvingen voor mail: zolang de applicatie bestaat, anders zou je opnieuw mail krijgen.
- Gegevens van een afgelopen proefperiode: [nog te beslissen: automatisch wissen na zes maanden, of op vraag]
- Logbestanden van de applicatie: begrensd in omvang en automatisch overschreven, doorgaans na enkele dagen tot weken.
- Back-ups van de database: voor elke update van de applicatie maken we een kopie, die we [bewaartermijn van de back-ups] bijhouden. Wat gewist is, verdwijnt ook uit de back-ups zodra die vervallen.
Wie kan erbij?
Binnen een organisatie: de beheerders en planners zien alle gegevens van hun eigen omgeving, een lesgever enkel de sessies die op zijn naam staan, en een deelnemer enkel zijn eigen ondertekenpagina. Omgevingen van verschillende organisaties zijn technisch van elkaar gescheiden: elke opvraging in de database wordt automatisch beperkt tot de eigen organisatie.
Van onze kant heeft enkel de beheerder van het platform toegang, en enkel voor onderhoud en ondersteuning. Deze leveranciers schakelen we in:
| Leverancier | Waarvoor |
|---|---|
| DigitalOcean | De server waarop de applicatie en de database draaien, in een datacenter in Amsterdam (Nederland). |
| Resend | Het versturen van e-mails: uitnodigingen, aanmeldcodes, herinneringen en registers. |
| Cloudflare | De controle "ben je een mens" op de publieke formulieren. |
| Bezoekcijfers van de publieke pagina's (Analytics). |
Doorgifte buiten de Europese Unie
De applicatie en de database staan in Nederland, binnen de Europese Unie. Resend, Cloudflare en Google zijn Amerikaanse bedrijven; bij hen kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerkt worden. Die doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader.
Je rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing en beperking van je gegevens, en je kan bezwaar maken tegen de verwerking. Ben je deelnemer, richt je vraag dan aan de organisatie die je uitnodigde. Ben je klant van ons, dan kan je ons rechtstreeks contacteren via het contactformulier. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Beveiliging
Elke handtekening wordt bij het ondertekenen verzegeld met een serversleutel, samen met het tijdstip en de vorige handtekening in de reeks. Daardoor is achteraf aantoonbaar dat er niets gewijzigd is. Verkeer verloopt over een versleutelde verbinding, en ondertekenlinks en aanmeldcodes staan uitsluitend als versleutelde afdruk in de database.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer de applicatie verandert, en vermelden hieronder de datum van de laatste aanpassing.
Laatst bijgewerkt op 10 oktober 2026.